Bei einem Lastenheft handelt es sich um ein softwaregestütztes Dokument, in dem Unternehmen als Auftraggeber den Rahmen und die Bedingungen für ein Projekt, eine Dienstleistung oder anderweitige Lieferungen und Leistungen exakt formulieren. Mittels der so bezeichneten Enterprise Ressourcen Planning, ERP, lassen sich sämtliche Forderungen an den Auftragnehmer klar definieren und die prozessübergreifenden Prozesse optimal steuern. Zu den funktionalen Anforderungen zählen beispielsweise eine konkrete Terminierung, die Festlegung des Budgets aber auch Einschränkungen. Zahlreiche Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, darunter auch aus dem IT-Bereich, sind mittlerweile dazu übergegangen, ein Lastenheft zu erstellen. Um bestmögliche Lösungen herbeiführen zu können und einen langfristigen Wettbewerbsvorteil zu erhalten, ist die Auswahl des passenden ERP-Systems allerdings von elementarer Bedeutung.
Warum ist die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems essenziell?
IT-Projekte, wie zum Beispiel die Einführung einer neuen Software, sind in der Regel eine komplexe Angelegenheit. Eine ideale Lösung ist das Erstellen eines Lastenhefts. Dieses beschreibt die gewünschten Ergebnisse, die seitens des Auftraggebers von einem Auftragnehmer erwartet werden. Ohne klar formulierte Anforderungen sind die meisten Projekte nicht zu realisieren oder das Resultat ist mit erheblichen Mängel behaftet.
Das geeignete ERP-System ist das Herzstück, um ein Lastenheft zu erstellen, das allen Anforderungen genügt. Für die Führung des Unternehmens muss das System über die notwendige Funktionalität verfügen sowie durch eine unkomplizierte Bedienung überzeugen. Sofern nur eine dieser Kriterien nicht erfüllt ist, sollte die Implementierung eines neuen ERP erfolgen, das den individuellen Anforderungen entspricht. Gleiches gilt im Übrigen auch bei zu hohen Betriebskosten, unzureichender Flexibilität oder fehlenden Informationen.
Welche Vor- und Nachteile erbringt das Erstellen eines Lastenhefts in der IT?
Unternehmen, die sich dazu entschließen, ein Lastenheft zu erstellen, stehen insbesondere zu Beginn nicht selten vor einer Herausforderung. Viele Entscheidungsträger schrecken daher auch aufgrund des Arbeitsaufwands davor zurück, sich mit diesem Kernstück aller abteilungsübergreifenden Abläufe in ihrer Firma näher auseinanderzusetzen. Bevor sich die Verantwortlichen dazu entscheiden und sich Gedanken zu der spezifischen ERP-Software machen, ist eine grundlegende Prozessanalyse elementar. Nur so ist es gewährt, dass sämtliche Anforderungen an das Programm erfüllt und die Ziele erreicht werden. Das zeitliche Investment in das Erstellen eines Lastenhefts zahlt sich jedoch aus und ist ein wesentlicher Baustein für den künftigen, wettbewerbsübergreifenden Erfolg des Unternehmens. Letztlich profitieren Firmen, Kunden und Mitarbeiter zugleich von den umfangreichen Vorteilen eines Lastenhefts:
- Sicherheit für Auftraggeber und Auftragnehmer durch klare Ziel- und Anforderungsprofile
- Optimaler Informationsfluss
- Hohes Maß an Zeit- und Kostenersparnis
- Effiziente und effektive Zusammenarbeit
- Transparenz für Auftraggeber und Auftragnehmer
- Weniger Missverständnisse
- Erfolg ist messbar/skalierbar
- Perfekte Strukturierung
Welche Nachteile bestehen bei der Erstellung eines Lastenhefts?
Neben den vielfältigen Vorteilen, die das Erstellen eines Lastenhefts für Unternehmen erbringt, bestehen aber auch einige wenige Nachteile. Diese liegen meist jedoch während der frühen Phase begründet, in der die Kompetenz erst erlernt werden muss. Es gestaltet sich zu diesem Zeitpunkt für viele Einsteiger besonders schwierig, die exakten Anforderungen zu beachten, in der es oftmals zu zeitaufwendigen und vielfach wenig ertragreichen Diskussionen kommt. Sind die Inhalte des Lastenhefts zu vage und nicht ausreichend konkret, führt dieses zu Verwirrungen sowohl für Auftraggeber als auch für Auftragnehmer. Daher ist eine explizit auf das Unternehmen individuell ausgerichtete ERP-Software unabdingbar, um bestmögliche Lösungen zu erzielen. Wissenswerte und nützliche Informationen sowie aktuelle News zu diesem Themenbereich sind in diesem Lastenheft Blog nachzulesen.